Dienstreise mit Privatwagen: Kein Werbungskostenabzug bei bereitstehendem Firmenwagen

Nutzen Arbeitnehmer für eine Dienstreise ihren privaten Pkw, können die Fahrtkosten grundsätzlich beruflich veranlasst sein. Anders kann es jedoch aussehen, wenn ihnen für solche Fahrten eigentlich ein Firmenwagen zur Verfügung steht. Der Bundesfinanzhof hat hierzu eine restriktive Entscheidung getroffen.

Im entschiedenen Fall verfügte ein Arbeitnehmer über einen privat nutzbaren Firmenwagen. Auch seine Ehefrau durfte das Fahrzeug nutzen. Für Dienstreisen hätte der Arbeitnehmer den Firmenwagen einsetzen und sich die Tankkosten vom Arbeitgeber erstatten lassen können. Stattdessen fuhr er mit seinem privaten Pkw, damit der Firmenwagen während seiner Abwesenheit der Familie zur Verfügung stand.

Die Kosten für die Dienstreisen wollte der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen. Der Bundesfinanzhof lehnte dies jedoch ab. Zwar fanden die Fahrten beruflich statt. Die Entscheidung, hierfür nicht den vorhandenen Firmenwagen, sondern den privaten Pkw zu nutzen, war aber privat motiviert. Deshalb wurden die Kosten als unangemessene Aufwendungen der privaten Lebensführung eingestuft. Maßgeblich war dabei nicht nur der berufliche Anlass der Fahrt, sondern auch der private Hintergrund der Fahrzeugwahl.

Entscheidend war, dass dem Arbeitnehmer ein arbeitgebereigenes Fahrzeug zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung stand und bei dessen Nutzung keine eigenen Fahrtkosten entstanden wären. Ein verständiger Steuerzahler hätte die zusätzlichen privaten Kosten nach Auffassung des Gerichts nicht auf sich genommen, wenn der Arbeitgeber die Kosten über den Firmenwagen getragen hätte. Der freiwillige Rückgriff auf das Privatfahrzeug führte daher im Ergebnis nicht zu abziehbaren Werbungskosten. Auch eine rein rechnerische Ermittlung hoher Kilometerkosten änderte daran nichts.

Für Arbeitnehmer mit Firmenwagen bedeutet dies: Wird der Privatwagen aus privaten Gründen für eine Dienstreise genutzt, ist ein Werbungskostenabzug nicht automatisch möglich. Anders kann es sein, wenn der Firmenwagen aus betrieblichen Gründen tatsächlich nicht zur Verfügung stand, etwa wegen eines Werkstatttermins, fehlender Eignung für die konkrete Fahrt oder Nutzung durch andere dienstliche Zwecke. In solchen Fällen kommt es entscheidend auf die tatsächlichen Umstände des Einzelfalls an. Eine klare Abgrenzung zwischen privaten und beruflichen Gründen ist dabei besonders wichtig.

Praxistipp:

Arbeitnehmer sollten dokumentieren, warum ein Firmenwagen für eine Dienstreise nicht genutzt werden konnte. Liegen betriebliche Gründe vor, sollten diese zeitnah festgehalten werden. Private Gründe für die Nutzung des eigenen Pkw reichen für einen Werbungskostenabzug regelmäßig nicht aus.