Vorsteuer-Vergütungsverfahren: Neue digitale Nachweispflichten seit 2026

Unternehmen aus Drittstaaten, die in Deutschland Vorsteuerbeträge gezahlt haben, können sich diese unter bestimmten Voraussetzungen im sogenannten Vorsteuer-Vergütungsverfahren erstatten lassen. Seit dem 01.01.2026 gelten hierfür neue Vorgaben, die das Verfahren stärker digitalisieren und vereinheitlichen.

Die wichtigste Änderung betrifft die Übermittlung von Nachweisen. Rechnungen und Einfuhrbelege müssen grundsätzlich digital über das Onlineportal des Bundeszentralamts für Steuern eingereicht werden. Die bisherige papiergebundene Einreichung wird weitgehend zurückgedrängt und ist nur noch in Ausnahmefällen vorgesehen.

Zusätzlich ist dem Antrag eine detaillierte Aufstellung der geltend gemachten Vorsteuerbeträge beizufügen. Für Kleinbetragsrechnungen und Einfuhrbelege bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € entfällt die Nachweispflicht grundsätzlich. Das Bundeszentralamt für Steuern kann die Originalbelege im Einzelfall jedoch weiterhin anfordern.

Auch der Nachweis der Unternehmereigenschaft kann künftig zusammen mit dem Vergütungsantrag digital übermittelt werden. Die Behörde behält sich allerdings vor, die Bescheinigung im Original anzufordern. Unternehmen sollten ihre internen Abläufe deshalb so gestalten, dass Rechnungen, Einfuhrbelege und sämtliche weitere Nachweise vollständig und digital verfügbar sind. Physisch erstellte oder erhaltene Unterlagen sollten daher ggf. sorgfältig digitalisiert werden.

Für betroffene Unternehmen bedeutet die Neuregelung vor allem weniger Papier, gleichzeitig aber höhere Anforderungen an eine strukturierte digitale Dokumentation. Fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen können das Vergütungsverfahren verzögern oder zu Rückfragen führen.

Praxistipp:

Drittlandsunternehmen sollten ihre Prozesse für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren an die digitale Einreichung anpassen. Rechnungen, Einfuhrbelege und Nachweise zur Unternehmereigenschaft sollten vollständig und geordnet vorliegen, damit Erstattungsanträge ohne unnötige Verzögerungen bearbeitet werden können. Es empfiehlt sich, eine nachhaltige, digitale Infrastruktur diesbezüglich aufzubauen.