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Die Erstattung von Fahrtkosten an Arbeitnehmer gehört zu den Bereichen, die im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen besonders häufig beanstandet werden. Ursache hierfür ist weniger die Höhe der erstatteten Beträge als vielmehr die fehlerhafte steuerliche Einordnung der zugrunde liegenden Fahrten. Arbeitgeber sind verpflichtet, genau zwischen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zu unterscheiden. Fehler in diesem Bereich wirken sich regelmäßig über mehrere Jahre hinweg aus und führen nicht selten zu erheblichen Nachforderungen.

Grundsätzlich sind Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich nur im Rahmen der Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Eine darüber hinausgehende steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist nicht zulässig. Erstattet der Arbeitgeber dennoch höhere Beträge, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, der der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt. Anders verhält es sich bei Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Diese können nach den Reisekostengrundsätzen steuerfrei erstattet werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und ordnungsgemäße Nachweise vorliegen.

In der Praxis werden Fahrtkosten häufig pauschal erstattet, ohne dass im Einzelfall geprüft wird, ob tatsächlich eine Auswärtstätigkeit vorliegt. Solche pauschalen Regelungen sind steuerlich riskant, da sie die erforderliche individuelle Prüfung nicht ersetzen. Auch interne Dienstanweisungen oder langjährige betriebliche Übung führen nicht dazu, dass eine steuerlich unzutreffende Behandlung zulässig wird. Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen werden pauschale Erstattungsmodelle regelmäßig beanstandet.

Ein weiteres häufiges Problem besteht in der unzureichenden Dokumentation. Reisekostenabrechnungen müssen zeitnah, vollständig und plausibel erstellt werden. Erforderlich sind insbesondere Angaben zum Reisezweck, zum Einsatzort, zur Reisedauer und zur zurückgelegten Strecke. Fehlende oder widersprüchliche Angaben führen häufig dazu, dass die steuerfreie Behandlung der Erstattungen versagt wird. Auch nachträgliche Ergänzungen werden von der Finanzverwaltung kritisch gesehen.

Besondere Risiken bestehen bei Arbeitnehmern mit wechselnden Einsatzorten oder bei Tätigkeiten, bei denen regelmäßig ein Betriebssitz aufgesucht wird. In diesen Fällen ist sorgfältig zu prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt oder ob die Fahrten als Teil einer Auswärtstätigkeit zu qualifizieren sind. Eine fehlerhafte Einordnung wirkt sich nicht nur auf einzelne Abrechnungen aus, sondern betrifft regelmäßig ganze Zeiträume. Die daraus resultierenden Nachforderungen können erhebliche finanzielle Belastungen für den Arbeitgeber darstellen.

Hinzu kommt die Haftung des Arbeitgebers. Wird Lohnsteuer zu Unrecht nicht einbehalten oder abgeführt, haftet grundsätzlich der Arbeitgeber für die entstandenen Steuerbeträge. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die Erstattungen gutgläubig entgegengenommen hat. Auch Säumniszuschläge und Zinsen können dem Arbeitgeber auferlegt werden. In der Praxis zeigt sich, dass Haftungsbescheide häufig mehrere Jahre umfassen und entsprechend hohe Beträge erreichen.

Auch für Arbeitnehmer können sich Nachteile ergeben. Werden Fahrtkostenerstattungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung überprüft, kann es zu Korrekturen kommen, wenn die steuerliche Einordnung nicht zutreffend war. Zudem besteht das Risiko, dass Werbungskosten nicht anerkannt werden, wenn entsprechende Nachweise fehlen oder widersprüchlich sind. Arbeitnehmer sollten daher ebenfalls ein eigenes Interesse an einer korrekten Abrechnung haben.

Für das Jahr 2026 ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung weiterhin ein besonderes Augenmerk auf Fahrtkostenerstattungen legt. Die zunehmende Digitalisierung der Abrechnungsprozesse erleichtert zwar die Verwaltung, führt jedoch zugleich dazu, dass Unstimmigkeiten schneller erkannt werden. Arbeitgeber sollten daher ihre internen Abrechnungsprozesse regelmäßig überprüfen und an die geltenden steuerlichen Vorgaben anpassen.

Praxistipp: Arbeitgeber sollten klare und einheitliche Richtlinien für die Erstattung von Fahrtkosten festlegen und diese regelmäßig schulen. Jede Abrechnung sollte vor Auszahlung auf ihre steuerliche Zulässigkeit geprüft werden. Arbeitnehmer sollten ihre Fahrten sorgfältig dokumentieren und Reisekosten zeitnah abrechnen. Eine saubere Dokumentation schützt beide Seiten vor späteren Nachforderungen und Haftungsrisiken.

Betriebsprüfungen gehören für Unternehmer und Freiberufler weiterhin zu den zentralen steuerlichen Risikobereichen. Auch wenn sich die rechtlichen Grundlagen in den vergangenen Jahren nur punktuell geändert haben, zeigt sich in der laufenden Prüfungspraxis, dass Umfang, Tiefe und Formalisierung der Prüfungen stetig zunehmen. Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Unternehmen gut beraten sind, ihre steuerlichen Prozesse nicht nur inhaltlich korrekt, sondern auch organisatorisch belastbar aufzustellen.

Die Betriebsprüfung beschränkt sich längst nicht mehr auf die reine Kontrolle von Zahlenwerken. Neben der materiellen Richtigkeit der Steuererklärungen rücken zunehmend formelle Aspekte in den Fokus. Die Finanzverwaltung legt verstärkt Wert auf die Nachvollziehbarkeit betrieblicher Abläufe, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sowie die Einhaltung der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichten. Fehler in diesen Bereichen führen häufig unabhängig vom eigentlichen Steuerergebnis zu Hinzuschätzungen oder formellen Beanstandungen.

Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt weiterhin auf der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Digitale Buchhaltungssysteme, elektronische Belegführung und automatisierte Prozesse erleichtern zwar den Arbeitsalltag, erhöhen jedoch zugleich die Anforderungen an Dokumentation und Kontrolle. Prüfer verlangen regelmäßig eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie Geschäftsvorfälle entstehen, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Fehlt eine solche Dokumentation oder ist sie nicht schlüssig, wird häufig die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt.

Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei den digitalen Schnittstellen. Die Finanzverwaltung nutzt im Rahmen der Betriebsprüfung zunehmend standardisierte Datenzugriffe, um Buchführungsdaten auszuwerten. Unvollständige Datenexporte, fehlende Verknüpfungen zwischen Belegen und Buchungssätzen oder nachträgliche Änderungen an Datensätzen führen regelmäßig zu Rückfragen und Beanstandungen. Auch die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird intensiv geprüft, insbesondere bei elektronisch gespeicherten Unterlagen.

Ein weiterer Prüfungsschwerpunkt betrifft umsatzsteuerliche Sachverhalte. Hierzu zählen insbesondere die Ordnungsmäßigkeit von Ausgangs- und Eingangsrechnungen, der Vorsteuerabzug sowie innergemeinschaftliche Leistungen und Lieferungen. Seit der Einführung der E-Rechnung ist zudem verstärkt zu beobachten, dass Prüfer die technischen und organisatorischen Prozesse der Rechnungsverarbeitung hinterfragen. Fehlerhafte Rechnungen, unzureichende Prüfprozesse oder fehlende Nachweise führen häufig zu Vorsteuerkürzungen, selbst wenn die zugrunde liegenden Leistungen unstreitig erbracht wurden.

Auch im Bereich der Kassenführung bleibt die Prüfungsintensität hoch. Unternehmen mit Bargeschäften müssen weiterhin mit detaillierten Prüfungen rechnen, bei denen sowohl technische als auch organisatorische Aspekte betrachtet werden. Unstimmigkeiten zwischen Kassenaufzeichnungen, tatsächlichen Beständen und Buchführung führen regelmäßig zu Hinzuschätzungen. Die Erfahrung zeigt, dass selbst kleinere formelle Mängel das Vertrauen der Prüfer in die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung erschüttern können.

Nicht zu unterschätzen sind zudem die lohnsteuerlichen Aspekte der Betriebsprüfung. Prüfer nehmen regelmäßig die Behandlung von geldwerten Vorteilen, Reisekosten, Bewirtungen und sonstigen Arbeitnehmerleistungen in den Blick. Fehlerhafte Einstufungen oder unvollständige Nachweise führen häufig zu Nachforderungen, die den Arbeitgeber treffen. Besonders problematisch ist, dass solche Fehler häufig über mehrere Jahre hinweg unentdeckt bleiben und sich dadurch erhebliche Beträge summieren.

Für Unternehmen stellt sich daher nicht nur die Frage, ob ihre Steuererklärungen inhaltlich korrekt sind, sondern auch, ob ihre internen Prozesse einer Prüfung standhalten. Eine Betriebsprüfung ist stets auch eine Prüfung der Organisation. Unklare Zuständigkeiten, fehlende Kontrollmechanismen oder unzureichende Dokumentationen erhöhen das Risiko von Beanstandungen erheblich. Dabei spielt es keine Rolle, ob Fehler vorsätzlich oder unbewusst entstanden sind.

Für das Jahr 2026 ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung ihre Prüfungsstrategie weiter auf datenbasierte Analysen und formelle Ordnungsmäßigkeit ausrichtet. Unternehmen sollten daher nicht erst bei Ankündigung einer Betriebsprüfung reagieren, sondern ihre steuerlichen Prozesse laufend überprüfen. Eine frühzeitige Identifikation von Schwachstellen ermöglicht es, Risiken zu minimieren und Beanstandungen vorzubeugen.

Praxistipp: Unternehmer sollten regelmäßig interne Prüfungen ihrer Buchführungs- und Dokumentationsprozesse durchführen oder durchführen lassen. Eine aktuelle Verfahrensdokumentation, klar definierte Zuständigkeiten und nachvollziehbare Abläufe sind zentrale Voraussetzungen für eine erfolgreiche Betriebsprüfung. Gerade vor dem Hintergrund zunehmender Digitalisierung ist es sinnvoll, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen.

Zum Jahreswechsel 2025/2026 treten für viele Steuerpflichtige keine völlig neuen Steuergesetze in Kraft, wohl aber entfalten zahlreiche bereits beschlossene Änderungen erstmals ihre volle praktische Wirkung. Gerade in einer Januar-Mandanteninfo ist es daher entscheidend, nicht vermeintliche Neuheiten darzustellen, sondern den geltenden Rechtsstand einzuordnen und aufzuzeigen, welche Regelungen für das laufende Jahr besondere Bedeutung erlangen. Für Steuerzahler bedeutet dies, dass sie sich frühzeitig mit den steuerlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen sollten, um Gestaltungsspielräume zu nutzen und Risiken zu vermeiden.

Ein zentraler Bereich betrifft investitionsbezogene steuerliche Regelungen. In den vergangenen Jahren wurden verschiedene Maßnahmen eingeführt, um Investitionen zu fördern und die wirtschaftliche Entwicklung zu unterstützen. Diese Regelungen wirken sich nun zunehmend in der Praxis aus, etwa durch erweiterte Abschreibungsmöglichkeiten oder angepasste Bemessungsgrundlagen. Für Unternehmer ist dabei besonders relevant, dass steuerliche Vergünstigungen regelmäßig an konkrete Voraussetzungen geknüpft sind. Werden diese nicht vollständig erfüllt oder fehlerhaft dokumentiert, drohen Korrekturen im Rahmen späterer Betriebsprüfungen.

Auch im Bereich der Einkommensteuer ergeben sich für viele Steuerpflichtige spürbare Auswirkungen. Anpassungen bei Freibeträgen und Pauschalen verändern die steuerliche Belastung, führen jedoch nicht automatisch zu einer optimalen steuerlichen Behandlung. Gerade Arbeitnehmer verlassen sich häufig darauf, dass Änderungen korrekt durch den Arbeitgeber oder die Finanzverwaltung berücksichtigt werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass individuelle Besonderheiten, etwa bei Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen, weiterhin eine aktive Steuerplanung erfordern.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Bereich der Verfahrensvorschriften. Die fortschreitende Digitalisierung der Steuerverwaltung führt zu beschleunigten Abläufen, zugleich aber auch zu einer stärkeren Formalisierung. Steuererklärungen, Mitteilungen und Nachweise werden zunehmend elektronisch verarbeitet, was die Fehleranfälligkeit bei formalen Mängeln erhöht. Unvollständige Angaben, verspätete Mitwirkungen oder unklare Zuordnungen können schneller erkannt werden und führen häufiger zu Rückfragen oder Korrekturen. Für Steuerzahler bedeutet dies, dass formale Sorgfalt eine immer größere Rolle spielt.

Auch für Unternehmer und Freiberufler steigen die Anforderungen an die steuerliche Organisation. Gesetzliche Änderungen wirken häufig nicht isoliert, sondern greifen in bestehende Prozesse ein. Dies betrifft insbesondere die Buchführung, die Belegorganisation und die Dokumentation steuerlich relevanter Sachverhalte. Neue oder geänderte Regelungen müssen in die bestehenden Abläufe integriert werden, was eine regelmäßige Überprüfung der internen Prozesse erforderlich macht. Fehler in diesem Bereich führen nicht selten zu Beanstandungen, selbst wenn das steuerliche Ergebnis an sich zutreffend ist.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen zudem Änderungen im Bereich der Besteuerung privater Einkünfte. Anpassungen bei der Behandlung bestimmter Einkunftsarten, bei Verlustverrechnungen oder bei steuerlichen Abzugsmöglichkeiten können sich unmittelbar auf die individuelle Steuerlast auswirken. Steuerpflichtige, die sich ausschließlich an Vorjahreswerten orientieren, laufen Gefahr, steuerliche Vorteile nicht auszuschöpfen oder ungewollt Nachteile in Kauf zu nehmen. Gerade im Januar bietet sich daher eine Bestandsaufnahme der eigenen steuerlichen Situation an.

Hinzu kommt, dass gesetzliche Änderungen häufig von Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung begleitet werden, die erst im Laufe der Zeit Klarheit über die praktische Anwendung schaffen. Für Steuerzahler ist es daher wichtig, nicht nur den Gesetzestext zu kennen, sondern auch die aktuelle Auslegung durch Finanzverwaltung und Gerichte zu berücksichtigen. In der Beratungspraxis zeigt sich, dass viele Unsicherheiten weniger auf unklare Gesetze als vielmehr auf deren Anwendung im Einzelfall zurückzuführen sind.

Für das Jahr 2026 ergibt sich daraus die Notwendigkeit, steuerliche Entscheidungen nicht isoliert zu treffen, sondern im Gesamtzusammenhang zu betrachten. Investitionen, Vertragsgestaltungen oder private Vermögensentscheidungen sollten stets auch unter steuerlichen Gesichtspunkten geprüft werden. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den geltenden Regelungen ermöglicht es, Gestaltungsspielräume zu nutzen und spätere Korrekturen zu vermeiden.

Praxistipp: Steuerzahler sollten den Jahresbeginn nutzen, um ihre steuerliche Situation zu überprüfen. Änderungen im Steuerrecht entfalten ihre Wirkung häufig erst im laufenden Jahr. Eine frühzeitige Beratung hilft, neue Regelungen korrekt umzusetzen, steuerliche Vorteile zu sichern und Risiken zu minimieren. Gerade bei größeren finanziellen Entscheidungen kann eine aktuelle steuerliche Einschätzung erhebliche Auswirkungen haben.

Der Erwerb von Immobilien mit installierten Photovoltaikanlagen wirft seit einigen Jahren zunehmend grunderwerbsteuerliche Fragen auf. Auch für das Jahr 2026 ist dieses Thema für Immobilienkäufer, Investoren und Berater von erheblicher Bedeutung, da die steuerliche Behandlung von Photovoltaikanlagen weiterhin von einer Vielzahl von Abgrenzungskriterien abhängt. Fehler bei der Einordnung können zu erheblichen zusätzlichen Steuerbelastungen führen, die häufig erst im Nachhinein erkannt werden.

Ausgangspunkt der grunderwerbsteuerlichen Beurteilung ist die Frage, welche Bestandteile eines Immobilienkaufs zur steuerpflichtigen Gegenleistung gehören. Die Grunderwerbsteuer erfasst grundsätzlich den Erwerb von Grund und Boden sowie die wesentlichen Bestandteile des Gebäudes. Nicht steuerbar sind hingegen Betriebsvorrichtungen, die einer eigenständigen betrieblichen Nutzung dienen und nicht primär der Nutzung des Gebäudes selbst zuzuordnen sind. Photovoltaikanlagen können je nach Ausgestaltung entweder als Gebäudebestandteil oder als Betriebsvorrichtung qualifiziert werden. Diese Einordnung ist für die steuerliche Behandlung entscheidend.

Dienen Photovoltaikanlagen ausschließlich der Stromerzeugung zur Einspeisung in öffentliche Netze, liegt regelmäßig ein eigenständiger Gewerbebetrieb vor. In diesen Fällen werden auf Trägerkonstruktionen montierte Photovoltaikmodule als Betriebsvorrichtungen angesehen. Der auf sie entfallende Kaufpreisanteil gehört nicht zur grunderwerbsteuerlichen Bemessungsgrundlage. Voraussetzung ist jedoch, dass die Anlage technisch und wirtschaftlich vom Gebäude abgrenzbar ist und nicht überwiegend der Eigenversorgung dient.

Anders stellt sich die Situation dar, wenn die Photovoltaikanlage ganz oder teilweise der Versorgung des Gebäudes mit Strom dient. In diesen Fällen wird sie regelmäßig als Bestandteil des Grundvermögens eingeordnet. Der auf die Anlage entfallende Kaufpreisanteil unterliegt dann der Grunderwerbsteuer. Diese Abgrenzung ist in der Praxis besonders fehleranfällig, da viele Anlagen sowohl zur Eigenversorgung als auch zur Einspeisung genutzt werden. In solchen Mischfällen ist eine sorgfältige Prüfung erforderlich, um die steuerlichen Folgen korrekt zu beurteilen.

Besondere Bedeutung kommt sogenannten dach- oder fassadenintegrierten Photovoltaikanlagen zu. Werden Photovoltaikmodule nicht lediglich auf dem Dach montiert, sondern ersetzen sie klassische Bauelemente wie Dachziegel, Fassadenplatten oder andere Gebäudeteile, gelten sie regelmäßig als Gebäudebestandteil. Diese Einordnung erfolgt unabhängig davon, wie der erzeugte Strom verwendet wird. Auch wenn die Einspeisung in öffentliche Netze im Vordergrund steht, unterliegt der entsprechende Kaufpreisanteil in diesen Fällen der Grunderwerbsteuer.

Zusätzliche Risiken ergeben sich bei sogenannten einheitlichen Erwerbsvorgängen. Wird ein Grundstück zusammen mit der Verpflichtung erworben, ein Gebäude zu errichten, unterliegt regelmäßig nicht nur der Kaufpreis für den Grund und Boden, sondern auch der Baupreis der Grunderwerbsteuer. Dies gilt auch für Photovoltaikanlagen, die im Rahmen eines solchen Bauvorhabens errichtet werden. Bereits ein mittelbarer Zusammenhang zwischen Grundstückskaufvertrag und Bauvertrag kann ausreichen, um einen einheitlichen Erwerbsvorgang anzunehmen. Die steuerlichen Folgen werden dabei häufig unterschätzt.

In der Praxis zeigt sich, dass vertragliche Gestaltungen eine entscheidende Rolle spielen. Eine klare Aufteilung der Kaufpreisbestandteile kann zwar helfen, die steuerliche Bemessungsgrundlage nachvollziehbar darzustellen, ersetzt jedoch nicht die materiell-rechtliche Einordnung. Die Finanzverwaltung ist nicht an vertragliche Bezeichnungen gebunden, sondern prüft, wie die Photovoltaikanlage tatsächlich genutzt wird und wie sie technisch in das Gebäude integriert ist. Unzutreffende Zuordnungen führen regelmäßig zu nachträglichen Steuerfestsetzungen.

Für Immobilienkäufer stellt sich zudem die Frage, wie mit bereits bestehenden Anlagen umzugehen ist. Auch hier ist zu prüfen, ob die Anlage als eigenständige Betriebsvorrichtung oder als Gebäudebestandteil zu qualifizieren ist. Eine pauschale Betrachtung ist unzulässig. Vielmehr sind technische Ausgestaltung, Nutzungszweck und wirtschaftliche Einbindung im Einzelfall zu würdigen.

Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Käufer und Investoren dem Thema Photovoltaik und Grunderwerbsteuer besondere Aufmerksamkeit widmen sollten. Die steigende Zahl entsprechender Anlagen und die zunehmende Bedeutung erneuerbarer Energien führen dazu, dass dieses Thema in der Beratungspraxis weiter an Relevanz gewinnt.

Fehlentscheidungen können erhebliche finanzielle Folgen haben, die sich durch eine frühzeitige Prüfung häufig vermeiden lassen.

Praxistipp: Vor dem Erwerb einer Immobilie mit Photovoltaikanlage sollte geprüft werden, wie die Anlage steuerlich einzuordnen ist. Eine klare Dokumentation des Nutzungszwecks, technische Beschreibungen und eine sachgerechte Kaufpreisaufteilung können helfen, spätere Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung zu vermeiden. Eine frühzeitige steuerliche Beratung ist insbesondere bei Neubauvorhaben oder einheitlichen Erwerbsvorgängen empfehlenswert.

Die Abgrenzung zwischen erster Tätigkeitsstätte und Auswärtstätigkeit zählt weiterhin zu den besonders konfliktträchtigen Themen im Lohnsteuer- und Einkommensteuerrecht. Obwohl die gesetzlichen Grundlagen bereits seit mehreren Jahren bestehen, zeigt sich in der laufenden Beratungspraxis und im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen, dass Fehlbeurteilungen nach wie vor häufig vorkommen. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich daraus erhebliche steuerliche Risiken, da die Einordnung unmittelbare Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisekosten hat.

Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist. Diese Zuordnung kann sich aus dem Arbeitsvertrag, aus dienst- oder arbeitsrechtlichen Weisungen oder aus der tatsächlichen Durchführung des Arbeitsverhältnisses ergeben. Entscheidend ist jedoch nicht allein eine formale Festlegung, sondern auch der Umfang und die Bedeutung der dort ausgeübten Tätigkeit. Der Arbeitnehmer muss an der Tätigkeitsstätte in einem nicht nur untergeordneten Umfang tätig werden. Tätigkeiten von rein organisatorischem Charakter, kurze Abstimmungen oder das gelegentliche Abholen von Arbeitsmaterial genügen hierfür regelmäßig nicht.

Fehlt eine solche dauerhafte Zuordnung, liegt steuerlich eine Auswärtstätigkeit vor. In diesen Fällen können Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigt werden, entweder in tatsächlicher Höhe oder pauschal pro gefahrenem Kilometer. Zusätzlich kommen Verpflegungsmehraufwendungen und gegebenenfalls Übernachtungskosten in Betracht. Der Unterschied zur Entfernungspauschale, die nur bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte Anwendung findet, ist erheblich und wirkt sich sowohl auf den Arbeitnehmer als auch auf den Arbeitgeber aus, wenn Kosten steuerfrei erstattet werden.

In der Praxis bereiten insbesondere Tätigkeiten mit wechselnden Einsatzorten Schwierigkeiten. Hierzu zählen etwa Monteure, Fahrer, Bauarbeiter oder Servicetechniker, deren eigentliche Arbeitsleistung regelmäßig außerhalb eines festen Betriebssitzes erbracht wird. Dass ein Betriebssitz existiert und gelegentlich aufgesucht wird, begründet für sich genommen noch keine erste Tätigkeitsstätte. Maßgeblich ist vielmehr, ob der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit dort liegt. Wird die Hauptarbeitsleistung dauerhaft außerhalb erbracht, spricht dies gegen das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte.

Besondere Aufmerksamkeit verdient auch die sogenannte Sammelpunktregelung. Fährt ein Arbeitnehmer arbeitstäglich zu einem festgelegten Ort, um von dort gemeinsam mit anderen Arbeitnehmern weiterzufahren, können die Fahrten zu diesem Sammelpunkt steuerlich wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt werden. Diese Regelung greift jedoch nur unter engen Voraussetzungen. Liegt kein tägliches Aufsuchen oder kein organisatorischer Sammelpunkt im steuerlichen Sinne vor, scheidet die Anwendung der Entfernungspauschale aus. In der Praxis wird diese Abgrenzung häufig fehlerhaft vorgenommen.

Die Rechtsprechung stellt zunehmend auf die tatsächliche Ausgestaltung der Tätigkeit ab. Dabei wird insbesondere geprüft, ob der Betriebssitz für die konkrete Tätigkeit prägend ist oder lediglich eine untergeordnete Rolle spielt. Auch zeitliche Aspekte sind von Bedeutung. Hält sich der Arbeitnehmer nur gelegentlich oder für kurze Zeiträume am Betriebssitz auf, spricht dies regelmäßig gegen eine erste Tätigkeitsstätte. Eine pauschale Betrachtung ist unzulässig; vielmehr ist stets eine Gesamtwürdigung aller Umstände erforderlich.

Für Arbeitgeber ergeben sich aus einer fehlerhaften Einordnung erhebliche Haftungsrisiken. Werden Fahrtkosten zu Unrecht als Reisekosten steuerfrei erstattet, drohen im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen Nachforderungen, Säumniszuschläge und gegebenenfalls Haftungsbescheide. Diese betreffen regelmäßig mehrere Jahre und können erhebliche Beträge erreichen. Arbeitnehmer wiederum riskieren, dass Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung gekürzt oder vollständig versagt werden.

Hinzu kommt, dass die steuerliche Einordnung nicht allein von internen Vereinbarungen abhängt. Auch wenn im Arbeitsvertrag keine erste Tätigkeitsstätte benannt ist, kann eine solche vorliegen, wenn die tatsächliche Durchführung des Arbeitsverhältnisses darauf hindeutet. Umgekehrt kann eine vertragliche Zuordnung unwirksam sein, wenn sie den tatsächlichen Verhältnissen widerspricht. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich daher nicht ausschließlich auf formale Regelungen verlassen.

Für das Jahr 2026 ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung weiterhin ein besonderes Augenmerk auf diese Abgrenzungsfragen legt. Lohnsteuer-Außenprüfungen zeigen regelmäßig, dass gerade bei Arbeitnehmern mit wechselnden Einsatzorten erhebliche Unsicherheiten bestehen. Eine sorgfältige Prüfung und Dokumentation der tatsächlichen Tätigkeitsverhältnisse ist daher unerlässlich.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im innerdeutschen B2B-Bereich gesetzlich eingeführt. Während die Umstellung im vergangenen Jahr für viele Unternehmen zunächst vor allem eine technische und organisatorische Herausforderung darstellte, rücken mit Beginn des Jahres 2026 zunehmend die praktischen Konsequenzen dieser Regelung in den Vordergrund. Die E-Rechnung ist kein bloßes Digitalisierungsprojekt, sondern ein eigenständiges umsatzsteuerliches Ordnungskriterium, dessen fehlerhafte Handhabung erhebliche steuerliche Risiken nach sich ziehen kann.

Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist entscheidend, dass ausschließlich die strukturierte elektronische Datei als Rechnung im rechtlichen Sinne gilt. Sichtdarstellungen, etwa als PDF-Datei oder Ausdruck, dienen lediglich der Lesbarkeit, entfalten jedoch keine eigenständige steuerliche Wirkung. Für den Vorsteuerabzug ist es zwingend erforderlich, dass die strukturierte Rechnung vollständig, unverändert und maschinell auswertbar vorliegt und entsprechend archiviert wird. Dies gilt unabhängig davon, ob die Rechnung im Format XRechnung oder als hybrides ZUGFeRD-Dokument übermittelt wird. Eine ausschließliche Archivierung der PDF-Sichtdatei genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht.

Von zentraler Bedeutung ist die Prüfpflicht des Rechnungsempfängers. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob der Rechnungsaussteller ordnungsgemäß gehandelt hat. Der Rechnungsempfänger hat sicherzustellen, dass die empfangene E-Rechnung sowohl technisch als auch inhaltlich den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die technische Prüfung, häufig als Validierung bezeichnet, dient dazu festzustellen, ob die Rechnung den vorgeschriebenen Formaten und Syntaxregeln entspricht und ob alle erforderlichen Daten maschinell ausgelesen werden können. Format- und Geschäftsregelfehler, etwa fehlende Pflichtfelder oder rechnerische Unstimmigkeiten, lassen sich in der Regel durch geeignete Validierungssoftware erkennen.

Davon zu unterscheiden ist die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Diese umfasst insbesondere die korrekte Bezeichnung des Leistungsempfängers, eine ausreichende Leistungsbeschreibung, den zutreffenden Leistungszeitpunkt sowie die richtige umsatzsteuerliche Einordnung des Vorgangs. Solche inhaltlichen Fehler lassen sich regelmäßig nicht automatisiert erkennen und erfordern weiterhin eine sorgfältige manuelle Kontrolle. Die Praxis zeigt, dass gerade hier erhebliche Risiken bestehen, da technische Validierungsergebnisse häufig als vollständige Entlastung missverstanden werden.

Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs stellt klar, dass der Vorsteuerabzug nur dann gewährt werden kann, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und der Leistungsempfänger seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist. Zwar liegt die Verantwortung für die Ausstellung der Rechnung beim leistenden Unternehmer, gleichwohl trägt auch der Rechnungsempfänger ein eigenes Risiko. Werden offensichtliche Mängel nicht erkannt oder ignoriert, kann der Vorsteuerabzug selbst dann versagt werden, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Der Vorsteuerabzug setzt ein ordnungsgemäßes Verfahren voraus und ist kein Automatismus.

Besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang der Verfahrensdokumentation zu. Die Finanzverwaltung erwartet, dass Unternehmen ihre Prozesse rund um den Rechnungseingang nachvollziehbar dokumentieren. Dazu gehört insbesondere, wie E-Rechnungen empfangen werden, welche Systeme beteiligt sind, wie die technische Validierung erfolgt, wer für die inhaltliche Prüfung zuständig ist und wie mit fehlerhaften Rechnungen umgegangen wird. Der bloße Einsatz geeigneter Software genügt nicht. Entscheidend ist, dass der Prüfprozess organisatorisch verankert, dokumentiert und tatsächlich gelebt wird.

Auch die Archivierung von E-Rechnungen stellt erhöhte Anforderungen an Unternehmen. Die strukturierten Rechnungsdateien sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert und revisionssicher zu speichern. Dabei muss jederzeit gewährleistet sein, dass die Dateien les- und maschinell auswertbar bleiben. Änderungen am Dateiformat, Datenverluste oder fehlende Verknüpfungen zwischen Rechnung und Buchung können im Rahmen von Betriebs- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen zu erheblichen Beanstandungen führen.

Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Unternehmen ihre im Jahr 2025 eingeführten Prozesse kritisch überprüfen und gegebenenfalls nachschärfen sollten. Erste Prüfungserfahrungen zeigen, dass insbesondere unzureichende Dokumentationen, fehlende Nachweise über durchgeführte Validierungen und unklare Zuständigkeiten regelmäßig beanstandet werden. Die E-Rechnung ist damit nicht nur ein technisches Thema, sondern ein fester Bestandteil der steuerlichen Compliance.

Praxistipp:
Unternehmen sollten ihre Verfahrensdokumentation ausdrücklich um den Bereich der E-Rechnungsverarbeitung ergänzen und regelmäßig aktualisieren. Sinnvoll ist eine klare Trennung zwischen technischer Validierung und inhaltlicher Prüfung sowie eine eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Validierungsberichte sollten gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden, um im Prüfungsfall den ordnungsgemäßen Ablauf nachweisen zu können. Eine frühzeitige Überprüfung der Prozesse reduziert das Risiko von Vorsteuerkürzungen erheblich.

Unterhaltsleistungen an Angehörige sind als außergewöhnliche Belastungen abzugsfähig, wenn eine gesetzliche Unterhaltspflicht besteht und niemand Anspruch auf Kindergeld für die unterstützte Person hat (§ 33a Abs. 1 EStG). Seit dem 1.1.2025 ist eine wichtige Änderung zu beachten: Ein Abzug bei Geldzuwendungen ist nur noch dann möglich, wenn die Zahlung des Unterhalts durch Überweisung auf ein Konto des Unterhaltsempfängers erfolgt ist. Der entsprechende § 33a Abs. 1 EStG wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 um einen Satz 12 ergänzt. Nun hat das Bundesfinanzministerium zum Abzug von Unterhaltsleistungen in zwei neuen Erlassen Stellung genommen - und zwar insbesondere auch zum neuen § 33a Abs. 1 Satz 12 EStG (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, IV C 3-S2285/00031/001/024 und IV C 3-S2285/00031/001/025). Es gilt unter anderem:

Bankbelege: Überweisungen sind grundsätzlich durch Belege (Buchungsbestätigungen oder Kontoauszüge) nachzuweisen, die die unterhaltene Person als Empfänger ausweisen. Durch solche Unterlagen wird in der Regel in hinreichendem Maße bewiesen, wann und wie viel Geld aus dem Vermögensbereich des Steuerpflichtigen abgeflossen ist, und es kann im Allgemeinen unterstellt werden, dass diese Beträge auch in den Verfügungsbereich des Adressaten gelangt, nämlich auf dessen Bankkonto im Ausland verbucht worden sind. Für die Überweisung anfallende Aufwendungen sind keine Unterhaltsaufwendungen.

Mehrere Personen: Werden mehrere Personen, die in einem gemeinsamen Haushalt leben, unterhalten, so genügt es, wenn die Überweisungsbelege auf den Namen einer dieser Personen lauten.

Abweichender Kontoinhaber / abgekürzter Zahlungsweg: Überweisungen auf ein nicht auf den Namen der unterhaltenen Person lautendes Konto erfüllen nicht die Voraussetzungen nach § 33a Abs. 1 Satz 12 EStG. Eine Ausnahme gilt für Zahlungen des Steuerpflichtigen, die zur Erfüllung einer Verbindlichkeit der unterhaltenen Person für typische Unterhaltsaufwendungen in deren Namen direkt auf das Bankkonto eines Dritten überwiesen werden (abgekürzter Zahlungsweg). Diese Zahlungen gelten als Zahlungen an die unterhaltene Person und erfüllen damit die Voraussetzungen von § 33a Abs. 1 Satz 12 EStG, wenn das Bestehen der Verbindlichkeit vom Steuerpflichtigen in hinreichender Form (z.B. durch Vorlage des Mietvertrages) nachgewiesen werden kann.

Ersatzbelege: Sind Zahlungsbelege abhandengekommen, hat der Steuerpflichtige Ersatzbelege zu beschaffen. Die hierfür anfallenden Kosten sind keine Unterhaltsaufwendungen.

Zahlungsdienstleister: Zahlungen über Zahlungsdienstleister auf das Konto des Unterhaltsempfängers sind Zahlungen i.S. des § 33a Abs. 1 Satz 12 EStG. Zahlungen über Zahlungsdienstleister an eine "digitale Geldbörse“ (E-Wallet) der unterhaltenen Person (z.B. Versenden von Geld an eine Mobilfunknummer oder E-Mail-Adresse) - ohne eindeutige Zuordnung zu einem Bankkonto - sind regelmäßig nicht begünstigt, da die Identität des Empfängers in diesen Fällen nicht ausreichend nachgewiesen werden kann.

Praxistipp:
Nachweiserleichterungen können bei Vorliegen besonderer Verhältnisse (etwa im Falle eines Krieges) im Wohnsitzstaat der unterhaltenen Person aufgrund einer darauf beruhenden Verwaltungsregelung gewährt werden (Bundestags-Drucksache 20/13419 vom 16.10.2024).

Praxistipp:
Wenn eine unterhaltsberechtigte Person im eigenen Haushalt aufgenommen wird, sind auch weiterhin die "Natural- und Sachleistungen" begünstigt. Das heißt: Gehört die unterhaltsberechtigte Person zum Haushalt des Steuerpflichtigen, kann regelmäßig davon ausgegangen werden, dass ihm dafür Unterhaltsaufwendungen in Höhe des maßgeblichen Höchstbetrags erwachsen (R 33a.1 Satz 5 EStR).

Die Beitragsbemessungsgrenzen in der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung sowie weitere wichtige Sozialversicherungswerte werden Jahr für Jahr aufs Neue an die Einkommensentwicklung angepasst. Eine Verordnung zu den Werten, die ab 1.1.2026 gelten werden, hat das Bundeskabinett kürzlich beschlossen. Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung steigt zum 1. Januar 2026 auf 69.750 Euro (monatlich 5.812,50 Euro). Die Versicherungspflichtgrenze steigt auf 77.400 Euro jährlich (monatlich 6.450 Euro). Bis zur Beitragsbemessungsgrenze ist das Einkommen eines Beschäftigten beitragspflichtig, alles darüber ist beitragsfrei. Bis zur Versicherungspflichtgrenze müssen Beschäftigte gesetzlich krankenversichert sein. Wer über diesen Betrag hinaus verdient, kann sich privat krankenversichern lassen.

Für die Beitragsberechnung in der gesetzlichen Rentenversicherung gilt ab dem 1. Januar 2026 ebenfalls eine neue Einkommensgrenze. Der Beitrag bemisst sich dann bis zu einem Höchstbetrag von 8.450 Euro/Monat. In der knappschaftlichen Rentenversicherung beträgt diese Einkommensgrenze 10.400 Euro. Bereits seit 2025 gilt eine einheitliche Beitragsbemessungsgrenze - und auch eine einheitliche Bezugsgröße - in den alten und den neuen Bundesländern.

Rechengrößen ab 1. Januar 2026 im Überblick:
Beitragsbemessungsgrenze in der GKV: 69.750 Euro pro Jahr (5.812,50 Euro pro Monat)

Versicherungspflichtgrenze in der GKV: 77.400 Euro pro Jahr (6.450 Euro pro Monat)

Beitragsbemessungsgrenze für die allgemeine Rentenversicherung: 101.400 Euro pro Jahr (8.450 Euro pro Monat)

Beitragsbemessungsgrenze für die knappschaftliche Rentenversicherung: 124.800 Euro pro Jahr (10.400 Euro pro Monat)

Vorläufiges Durchschnittsentgelt für 2026 in der Rentenversicherung: 51.944 Euro pro Jahr

Bezugsgröße in der Sozialversicherung: 3.955 Euro pro Monat

Mitunter sind die steuerlichen Folgen eines geplanten Sachverhalts im Vorhinein nicht hinreichend zu bestimmen. Zumindest dann, wenn es bei der Verwirklichung der Pläne um hohe Summen geht oder die steuerlichen Auswirkungen gravierend sein können, kann es empfehlenswert sein, zuvor eine verbindliche Auskunft der Finanzverwaltung einzuholen. Allerdings bearbeiten die Finanzämter Anträge auf Erteilung einer verbindlichen Auskunft nicht kostenlos. Ganz im Gegenteil: Je nach Gegenstandswert oder Zeitaufwand kann die Bearbeitungsgebühr erheblich sein. Immerhin hat der Bundesfinanzhof nun entschieden, dass gegenüber mehreren Antragstellern nur eine Gebühr für die Bearbeitung einer verbindlichen Auskunft erhoben werden darf, wenn die Auskunft den Antragstellern gegenüber tatsächlich einheitlich erteilt wird (BFH-Urteil vom 3.7.2025, IV R 6/23).

Es ging um folgenden Sachverhalt: Acht Personen waren teils unmittelbar und teils mittelbar an einer Holdinggesellschaft beteiligt. Wegen einer geplanten Umstrukturierungsmaßnahme beantragten alle acht Beteiligten gemeinsam beim Finanzamt die Erteilung einer verbindlichen Auskunft zur Klärung der Frage, ob hierdurch stille Reserven aufgedeckt würden. Das Finanzamt erteilte jeweils acht inhaltsgleiche verbindliche Auskünfte gegenüber den Beteiligten und setzte gegenüber jedem Beteiligten eine Gebühr fest - und zwar in Höhe von je 109.736 Euro. Das war die jeweilige gesetzliche Höchstgebühr. Hiergegen wandten sich die Kläger. Sie waren der Meinung, dass die Höchstgebühr nicht achtmal, sondern lediglich einmal angefallen sei. Das Finanzgericht teilte diese Auffassung. Die nachfolgende Revision des Finanzamts blieb in der Sache ohne Erfolg.

Die Begründung: Es sind die Voraussetzungen des § 89 Abs. 3 Satz 2 AO erfüllt. Danach ist nur eine Gebühr zu erheben, wenn die verbindliche Auskunft gegenüber mehreren Antragstellern einheitlich erteilt wird. In diesem Fall sind alle Antragsteller Gesamtschuldner der Gebühr. Das Finanzamt hatte aus Sicht der Kläger ihrem gemeinsamen Antrag, der auf die einheitliche Erteilung der verbindlichen Auskunft gerichtet gewesen sei, uneingeschränkt entsprochen. Dass es jedem Kläger einen entsprechenden Bescheid übermittelt hat, ändert nichts daran, dass in der Sache nur eine verbindliche Auskunft vorliegt.

Praxistipp:
Die bisherige Rechtsprechung, nach der bei mehreren Antragstellern gegenüber jedem von ihnen eine Auskunftsgebühr festzusetzen war, selbst wenn sich deren Anträge auf denselben Sachverhalt bezogen, ist überholt (BFH-Urteile vom 9.3.2016, I R 66/14 und I R 81/14). Der Gesetzgeber habe nämlich mit der Schaffung des § 89 Abs. 3 Satz 2 AO im Jahr 2016 auf die entsprechende Rechtsprechung des BFH reagiert - dies führt der BFH zu seiner aktuellen Entscheidung aus.

Das Finanzgericht Münster hat entschieden, dass das Opfer eines Trickbetrugs den Vermögensverlust nicht als außergewöhnliche Belastung geltend machen kann (FG Münster, Urteil vom 2.9.2025, 1 K 360/25 E). Es ging um folgenden Fall: Eine 77 Jahre alte Dame erhielt einen Telefonanruf von einem vermeintlichen Rechtsanwalt, der angab, ihre Tochter habe einen tödlichen Verkehrsunfall verursacht. Die deshalb drohende Untersuchungshaft könne durch Zahlung einer Kaution von 50.000 Euro vermieden werden. Da die Dame angab, nicht mobil zu sein, bot der Anrufer an, einen Boten zu schicken, der das Geld bei ihr zu Hause abholen könne. Im Anschluss meldete sich bei ihr ein angeblicher Polizeioberkommissar, der sie aufforderte, niemandem von dem Vorfall zu erzählen. Die Klägerin fuhr daraufhin mit dem Taxi zur Bank und hob dort 50.000 Euro ab. Diesen Betrag übergab sie später dem Boten. Nachdem sie den Trickbetrug durchschaut hatte, erstattete sie Strafanzeige. Das Strafverfahren wurde jedoch eingestellt, weil die Täter nicht ermittelt werden konnten. Ihren Schaden wollte die Dame als außergewöhnlich Belastung absetzen. Doch dies wurde vom Finanzamt und nun auch vom Finanzgericht versagt.

Die Aufwendungen seien zunächst nicht außergewöhnlich, da sich bei der Klägerin ein allgemeines Lebensrisiko verwirklicht habe. Sie sei Opfer einer Betrugsmasche geworden, die potenziell jeden treffen könne, auch wenn viele Angerufene den Betrugsversuch schnell durchschauten. Der Vermögensverlust sei auch nicht deshalb ausnahmsweise abzugsfähig, weil es sich um einen Gegenstand des lebensnotwendigen Bedarfs gehandelt hätte. Vielmehr habe die Klägerin den Betrag als liquide Mittel zur Verfügung gehabt und sei hierauf aufgrund ihrer Einkommens- und Vermögensverhältnisse auch nicht lebensnotwendig angewiesen gewesen.

Darüber hinaus fehle es auch an der Zwangsläufigkeit. Insoweit sei eine zweistufige Prüfung vorzunehmen. Danach scheide eine Zwangsläufigkeit von vornherein aus, wenn sich das Opfer durch strafbares oder sozialwidriges Verhalten selbst erpressbar gemacht habe. Dies sei bei der vorliegend von den Tätern zufällig ausgewählten Klägerin nicht der Fall. Daher sei weiter zu prüfen, ob zumutbare Handlungsalternativen vorlagen, die den Erpressungsversuch mit einiger Sicherheit wirkungslos gemacht hätten. Die Klägerin hätte den Anruf beenden und durch Rückruf bei der Polizei oder der Staatsanwaltschaft in Erfahrung bringen können, ob ihre Tochter tatsächlich verhaftet wurde. Auch hätte sie versuchen können, ihre Tochter zu erreichen oder eine andere Vertrauensperson zu kontaktieren. Bei der Verhaftung eines nahen Angehörigen wäre es objektiv auch naheliegend, einen Rechtsanwalt zu konsultieren, um das weitere Vorgehen abzustimmen. Dass die Klägerin all diese Möglichkeiten subjektiv in der von den Betrügern aufgebauten Stresssituation nicht erkannt und wahrgenommen hat, ist aufgrund des allein objektiven Beurteilungsmaßstabs nicht von Bedeutung.

Praxistipp:
Es wurde die Revision zugelassen, die auch bereits eingelegt worden ist. Das Az. beim Bundesfinanzhof lautet VI R 14/25.